====== Система управления библиографической информацией ИБ Коми НЦ УрО РАН на основе программного продукта «Zotero». Руководство пользователя. Адаптировано для Zotero 5.0 ======

===== Предисловие =====
В связи со значительными изменениями, которые были внесены в [[https://www.zotero.org/blog/a-unified-zotero-experience/|новую версию программы Zotero 5.0]], принято решение отказаться от адаптации сервера синхронизации данных, расположенного в ИБ Коми НЦ УрО РАН, к новой версии приложения Zotero. При этом синхронизация файлов, приложенных к библиографическим описаниям, будет по-прежнему выполняться с использованием нашего WebDAV сервера. Данные библиографических описаний будут синхронизироваться через сервер  [[https://rrchnm.org/ |Roy Rosenzweig Center for History and New Media]], входящего в состав [[https://www2.gmu.edu|Университета Джорджа Мейсона]].

До выхода версии 5.0 Zotero можно было установить любом из двух вариантов: как дополнение к браузеру Firefox или как самостоятельное (Standalone) приложение. При переходе к версии 5.0 авторы Zotero отказались от варианта, который работает как дополнение к Firedox. Теперь доступно только самостоятельно работающее приложение. Для обеспечения возможности быстрого добавления библиографических описаний из браузера необходимо использовать специальное дополнение для одного из трех браузеров: Chrome, Firefox, Opera, Safari.

===== Примечания =====
1. В данной инструкции использованы слайды, автором которых является Людмила Якимовна Огродовая. Слайды получены из {{01.pdf|презентации к докладу}} Людмилы Якимовны, прочитанным на практическом семинаре ИБ Коми НЦ УрО РАН по работе с "Zotero" 22 июня 2017 г.

2. Все изображения в инструкции <color red>могут быть увеличены</color> при щелчке мыши на них.

===== Установка и запуск (для ОС семейства MS Windows) =====

1. Скачайте установочный файл последней из доступных версий Zotero ([[https://www.zotero.org/download|скачать тут]]).

2. Запустите установочный файл и, соглашаясь со всеми предложенными по умолчанию опциями, установите программу.

3. Для работы с несколькими независимыми базами данных Zotero использует "профили". С помощью профилей на одном компьютере можно вести несколько баз данных, которые будут полностью изолированы друг от друга и использоваться для разных целей (например - одна база для публикаций сотрудников Института, вторая - для публикаций, используемых при подготовке собственных научных работ). Механизмы создания и управления профилями полностью унаследованы от браузера Firefox.

4. Для управления профилями нужно запустить программу zotero.exe с ключом "-p". Например:
<code>
"C:\Program Files (x86)\Zotero\zotero.exe" -p
</code>

При этом откроется окно менеджера профилей.

{{zotero_5.0_001.png?300}}

Для удобства запуска Zotero с разными профилями, для каждого профиля в  можно создать bat-файл, содержащий строку вида:
<code>
"C:\Program Files (x86)\Zotero\zotero.exe" -p здесь_указать_имя_профиля
</code>


4. При первом запуске программы с любым из профилей Zotero может автоматически найти настройки и базу данных, которые сохранились предыдущей установки Zotero. Необходимо поменять эти настройки. Для этого в меню "Правка" нужно запустить пункт "Настройки". В открывшемся окне выбрать раздел "Расширенные", далее вкладку "Файлы и папки". Поменять предложенный по умолчанию путь к папке с данными на другой, созданный вами специально для хранения конкретной библиографической базы данных.

{{zotero_5.0_003.png?300}}

Далее, нужно будет подтвердить свой выбор и перезагрузить Zotero.

5. Если смена расположения базы данных для конкретного профиля прошла успешно, то при следующем запуске вы должны увидеть пустую страницу с надписью "Welcome to Zotero".

{{zotero_5.0_005.png?300}}

6. Для удобства (удобство зависит от личных привычек и диагонали экрана) в настройках (в разделе "Общие") можно указать расположение окон стопкой (Staked).

{{zotero_5.0_012.png?300}}

После этого окно программы будет выглядеть так:

{{zotero_5.0_013.png?300}}

7. Для предупреждения проблем с синхронизацией файлов на устройствах с разными операционными и файловыми системами необходимо установить дополнение [[http://zotfile.com/|ZotFile]]. В настройках указать шаблоны переименования:

для всех публикаций, кроме патентов:
<code>
f_{%y}
</code>
для патентов:
<code>
p_{%y}
</code>

Символы "f_" и "p_" выбраны произвольно. Код {%y} соответствует году публикации (формируется на основе поля "Дата").

В результате при автоматическом переименовании в базе данных должны сохранятся файлы с названиями вида:
<code>
f_2015.pdf
p_2015.pdf
</code>

Такие названия достаточно коротки, чтобы не превышать разных ограничений, которые накладываются разными файловыми и операционными системами на длину названий файлов (включая путь к файлу). Потеря уникальности в наименовании файлов для Zotero не принципиальна, так как каждый файл на локальной машине хранится в отдельной папке с уникальным названием, генерируемым автоматически.


===== Синхронизация с серверами =====

1. Чтобы скачать на свой компьютер библиографическую базу данных Института, необходимо выполнить синхронизацию. Для этого в соответствующем разделе настроек нужно ввести имя пользователя и пароль сервера Zotero (для синхронизации библиографических описаний), а также адрес, логин и пароль для нашего WebDav сервера (для синхронизации файлов, прилагаемых к библиографическим описаниям). Адреса, логины и пароли будут разосланы по списку рассылки. Желательно установить автоматическую синхронизацию.

{{zotero_5.0_006.png?300}}

{{zotero_5.0_011.png?300}}

2. Запустить, остановить, проверить состояние синхронизации можно с помощью кольцевой зеленой стрелки, расположенной в правом верхнем углу основного окна программы:

{{zotero_5.0_014.png?300}}

===== Использование базы данных =====

==== Сортировка ====
Сортировать библиографические записи можно путем нажатия на заголовки столбцов. Добавить столбцы для сортировки можно нажав на кнопку {{04.png}} (указан красной стрелкой на скриншоте)

{{ zotero_5.0_015.png?300 }}

=== Поиск (фильтрация) ===
Отфильтровать записи можно по любому ключевому слову или их сочетанию, которые встречаются в библиографическом описании. Для быстрого поиска (фильтрации) можно использовать поле, расположенное в правой части панели инструментов Zotero.

{{ zotero_5.0_016.png?300 }}


Расширенный поиск можно провести нажав кнопку {{07.png}} панели инструментов Zotero.

==== Создание библиографического списка по ГОСТ 7.01-2003 ====
1. Рекомендуем использовать сервис [[http://ib.komisc.ru/zotero2gost|Zotero2Gost]]
2. Тестовая версия сервиса [[https://ib.komisc.ru/zotero2gost-test|Zotero2Gost-test]] обладает дополнительными функциями по выявлению ошибок, допущенных при вводе данных в Zotero, но может работать не стабильно.

===== Ввод данных =====

==== Важные замечания по организации работы ====
{{ogr_1-01.jpg?600}}

Ко всем библиографическим описаниям в Zotero нужно прикладывать именно pdf-файл. Веб-страницы (электронные ресурсы) также необходимо представлять в виде pdf-файла.

{{ogr_1-02.jpg?600}}

Безусловно, необходимо стремиться к тому, чтобы в базе данных не появлялись дубликаты одной и той же публикации. Но, самое главное: 

<color red>
**не допускайте добавления в базу данных одной и той же научной статьи на русском и английском языке**.
</color>

Замечание относится к статьям, публикуемым в отечественных журналах, имеющих переводную версию (например, Почвоведение и Eurasian Soil Science или Сибирский экологический журнал и Contemporary Problems of Ecology). ВСЕГДА добавляйте <color red>только русскоязычный</color> вариант! Попадание в библиографию Института одной и той же статьи два раза - грубое нарушение отчетности, которое портит репутацию Института и может иметь и более серьезные последствия.

Дубликаты статей на одном языке имеют массу признаков, по которым их автоматически можно отследить и удалить вручную. Две версии одной статьи на двух языках не имеют никаких идентичных формальных признаков, которые можно использовать для автоматизированного поиска дубликатов.



{{ogr_1-03.jpg?600}}

Даже если их несколько десятков. Вводить нужно всех авторов вообще, а не всех авторов из нашего Института.

{{ogr_1-04.jpg?600}}

Каждая публикация в приличных иностранных журналах, как правило, имеет цифровой идентификатор DOI. С его помощью можно легко добавить публикацию в Zotero, используя инструмент "волшебная палочка":
{{zotero_5.0_017.png?600}}



==== Типы публикаций в научном отчете и в Zotero ====

Разделение публикаций на типы в программе Zotero отличаются от группировки публикаций, которая принята в отчетных материалах института. Ниже приводим таблицу, которой необходимо руководствоваться при выборе типа публикации в программе Zotero.

^Группа публикаций в отчете ^Тип источника в Zotero^
|Монографии|Книга|
|Сборники|Книга|
|Главы в монографии|Раздел книги|
|Статьи в научных журналах|Статья из периодики|
|Статьи в научных сборниках|Раздел книги|
|Другие статьи (труды и материалы конференций)|Документ конференции|
|Тезисы конференций|Документ конференции|
|Патенты|Патент|
|Учебные пособия и рекомендации|Книга|
|Атласы, научно-справочные издания|Книга|
|Авторефераты диссертационных работ|Диссертация|
|Аттестованные методики|Закон|
|Электронные ресурсы|Веб-страница|


==== Ввод информации об авторах ====

Во всех без исключения типах публикаций необходимо указывать авторов.
Zotero допускает указание двух вариантов имени автора. **Очень важно** заполнять эти поля правильно.

Ниже на скриншоте показано:

**НЕВЕРНЫЙ режим заполнения поля "Автор"**. 

{{ 11.png?300 }}


**Правильный режим заполнения поля "Автор"**. Фамилия и инициалы внесены раздельно,  инициалы без пробела между точками (синие стрелки).  Переключение режимов ввода авторов происходит при клике на переключатель, указанный красной стрелкой.

{{ 13.png?300 }}

Добавляют авторов нажатием на знак "+" (справа от имени автора):
{{ 14.png?300 }}

Редакторов публикации указывают в том же поле что и авторов, но при этом выбирают тип автора из списка:
{{ 15.png?300 }}

==== Типичные ошибки при вводе данных ====
{{ogr_2.jpg?600}}
{{ogr_3.jpg?600}}
{{ogr_4.jpg?600}}
{{ogr_5.jpg?600}}
{{ogr_6.jpg?600}}
{{ogr_7.jpg?600}}
{{ogr_8.jpg?600}}
{{ogr_9.jpg?600}}



==== Примеры заполнения полей Zotero по типам публикаций ====

--------------
=== Монографии, Сборники, Учебные пособия и рекомендации, Атласы, Научно-справочные издания ===

Для создания библиографических описаний монографий, сборников, учебных пособий и рекомендаций, атласов, научно-справочных изданий необходимо использовать тип публикации  Zotero "__Книга__".

{{ book.png }}



--------------
=== Раздел книги ===

Для создания библиографических описаний глав в монографиях, статей в научных сборниках необходимо использовать тип публикации  Zotero "__Раздел книги__".

{{ chapter.png }}


--------------

=== Статья в научном журнале === 

Для создания библиографических описаний статей в научных журналах необходимо использовать тип публикации  Zotero "__Статья из периодики__".

{{ article.png }}

--------------
=== Тезисы конференций, труды и материалы конференций === 

Для создания библиографических описаний тезисов конференций, трудов и материалов конференций в научных журналах необходимо использовать тип публикации  Zotero "__Документ конференции__".

Согласно ГОСТ 7.1-2003, при формировании библиографического описания нужно следовать следующим правилам:
{{ogr_10.jpg?800}}
{{ogr_11.jpg?800}}
{{ogr_12.jpg?800}}

Как видно из приведенных выше правил, все зависит от фантазии дизайнера (верстальщика) сборника.

Далее приведена серия иллюстраций, сопоставляющих инструкции, приведенные в {{01.pdf|презентации к докладу}}, с примерами ввода данных в окне Zotero.

{{conf_1.jpg?800}}

Здесь в сборнике нигде не было указано издательство. Оставляем поле пустым.

{{conf_2.jpg?800}}

Обратите внимание, что буквы "Кн." в поле "Том" Zotero вносить не нужно. Это не позволит сформировать идеальное библиографическое описание по ГОСТ 7.1-2003, но позволит использовать нашу базу и для оформления в другими стилями (стандартами).

{{conf_3.jpg?800}}

Здесь важно обратить внимание на правильное указание названия издательства: не вводится никаких описаний его организационно-правовой формы, никаких кавычек.

{{conf_4.jpg?800}}

Здесь интересны скобки, поставленные вокруг дат проведения конференции. Раньше мы их вводили обязательно. Теперь вводим только так, как указано на титульной странице.




--------------
===  Авторефераты диссертационных работ, диссертации  ===

Для создания библиографических описаний авторефератов диссертаций и диссертаций необходимо использовать тип публикации  Zotero "__Диссертация__".

{{ dissertation.png }}

--------------
===  Патенты === 

Для создания библиографических описаний патентов необходимо использовать тип публикации  Zotero "__Патент__".

{{ patent.png }}

--------------
===  Аттестованные методики  === 

Для создания библиографических описаний аттестованных методик необходимо использовать тип публикации  Zotero "__Закон__".

{{ methods.png }}

--------------
===  Электронные ресурсы в сети Интернет === 

Для создания библиографических описаний электронных ресурсов в сети Интернет необходимо использовать тип публикации  Zotero "__Веб-страница__".
{{ web_document_01.png }}

{{ web_document_02.png }}

--------------


====  Добавление файлов с полным текстом публикаций ==== 

1. Находим нужное библиографическое описание:

{{ pdf_01.jpg }}

2. На верхней панели Zotero нажимаем на кнопку с изображением скрепки и выбираем пункт "Прикрепить копию файла" (Важно!):

{{ pdf_02.jpg }}

3. Находим нужный pdf файл и жмем кнопку "Открыть".

{{ pdf_03.jpg }}

4. При установленном дополнении [[http://zotfile.com/|ZotFile]] файл будет автоматически переименован. [[user_manual-26-07-2017##установка_и_запуск_для_ос_семейства_ms_windows|Подробнее о Zotfile и о том, зачем он нужен написано в разделе Установка]]