— Доступ к коллекциям Научного гербария Института биологии для проведения научно-исследовательских работ предоставляется бесплатно сотрудникам научных, образовательных, природоохранных и других профильных организаций Российской Федерации и зарубежных стран.
— Доступ исследователей к конкретному разделу Научного гербария Института биологии осуществляется решением заведующего научным подразделением или куратора соответствующей коллекции на основании письменного или устного обращения исследователя.
— От исследователя, впервые работающего в гербарии, а также в других случаях, определяемых Правилами пользования конкретной коллекцией (см. Приложения), может быть затребовано письменное ходатайство от руководства его научной (образовательной, природоохранной и т.п.) организации или научного руководителя (для студентов и аспирантов).
— Все пользователи оставляют записи в журнале регистрации о работе в коллекции.
— Фотографирование коллекционных образцов допускается исключительно для личных пользовательских целей. Для публикации изображений образцов требуется предварительное согласование с куратором соответствующей коллекции или заведующим подразделением. В публикации обязательна ссылка на Научный гербарий Института биологии или отдельную коллекцию.
— Составление каталогов коллекций (в том числе изображений) сторонними пользователями с целью публикации (в том числе в сети интернет) допускается только на основании специального соглашения с Институтом биологии.
— Отделение фрагментов от гербарных образцов (пыльцы, плодов, семян, фрагментов для исследования ДНК и т.п.) допускается только в соответствии с правилами пользования конкретной коллекцией на основании разрешения ответственного лица (заведующего подразделением, куратора). При этом, в соответствии с Конвенцией о биологическом разнообразии, от пользователя коллекцией может быть затребовано письменное подтверждение некоммерческого характера проводимых им исследований и разработок.
— За нарушение настоящего Положения и Правил пользования разделом Научного гербария Института биологии (коллекцией) пользователь может быть лишен доступа к коллекционным фондам на определенный срок, а в случаях особо тяжелых нарушений навсегда.